オフィスの移転をスムーズに完了させるために

オフィスの移転をスムーズに完了させるためにはどのようなことを用意したらいいのでしょうか。オフィスの移転作業には細かなタイムスケジュールを組みそれぞれ部署単位で、確認しながら作業を進める必要があります。引越しの作業は、ただ物を動かすだけではなく電気の配線や電話LAN配線と気を付けることは沢山です。移転が決まった時にはどの位のスペースに、今いる人数の机やチェア、収納家具などが入るのかを検討しなければなりませんし、それに伴った配置も考えなければなりません。


移転プロジェクトチームなどで、基本の事は決めるでしょうが、ある程度の希望はきっちりと伝えなければ、移転作業で書類の収納場所がないなどと言う事になりかねません。オフィスの移転に際して、新規で全てのオフィス家具を購入するのか、今使用している物を転用するのか、廃棄する家具があるのかで作業の方法は違ってきます。新規の場合なら、今ある書類、机の中の物等を移転先に移動することで終わりますが、転用する場合考えることが増えます。


什器のレイアウトや、廃棄するもの、新規での購入するものなどは遅くても2か月前までには大まかに決めておきましょう。多少の変更があったとしても引越しの時に座る椅子がないなどと言う事は避けなければなりません。また、使わない書類から荷造りをしていくことも大事です。書類段ボールにはシールを張ってどこに収めるのか、誰の物なのかを明確にする必要もあります。行き先がわからなくなってしまうと、大事な書類を紛失しかねません。部署ごとに責任者を決めミスのないようにオフィスの移転作業を進めましょう。

オフィスの移転には、事業拡大、より良い立地への移動など様々な目的がありますが、何にせよ社員にとっては大きな環境の変化となります。そして新しいオフィスに移転するというのは、楽しみなことでもあります。業務に良い影響が出るような移転を実現したいですね。また、日常業務が数日ストップせざるをえない可能性もありますので、事前の段取りもとても重要となります。ここではオフィス移転を決めてから、考えること、注意点を述べていきたいと思います。


移転を決めてからまず考えたいのは、新しいオフィスの家具レイアウトです。図面を見ながら配置を検討しましょう。先ほども述べたように、社員の業務に良い影響を与えられるような環境にしたいものです。部署間の配置は連携が円滑になるように心がけたいですし、打合せスペースは想定される打合せ内容を意識してどのようなスペースにするのが良いか検討する必要があります。そのようなことを検討するときに意識すると良いのは、人の動線です。今現在の業務風景を観察しながら、人の動き、来客の動き、時間帯によっても異なってくるであろう動線を様々な視点で分析しながら考えていくことが重要です。


移転時、数日業務がストップしてしまう可能性があります。取引先に迷惑のかからないよう、事前の連絡は早めに行いましょう。また、1ヶ月～2ヶ月前にハガキを出したり、メールでのお知らせなどをお送りするのも良いでしょう。取引先側での住所登録、請求関連の業務に滞りが発生しないようにすることが大切です。各社員にメールの署名に移転する旨を記載するようアナウンスしましょう。テンプレートを作成し、社内で共有するのが安心です。移転当日付近は事前に周到な準備をしていても慌ただしくなります。想像力を駆使し、スムーズな移転を実施し、より良い環境で仕事ができるようにしたいものです。

オフィスの移転の際に気をつけることがあります。まず、コンピューター関係です。オフィスの移転の際に破損することがありますので、しっかりとバックアップは取っておきましょう。できることなら、専門の業者に頼むのが一番です。バックアップを取っても、どこにあるのか分からない、と言う状況では意味がありません。重要なデータだけでも良いので、専門の業者にお願いして、保管しておきましょう。データは後で買うことはできないのです。


次いで、オフィスの移転の際に気をつけるべきことは、電気系統です。これは、事前に確認しているかと思いますが、改めて確認しておきましょう。電源が届かない、使いにくいということが、稀にあるのです。使いにくい程度ならまだいいのですが、まったく足りない、と言うことも十分にありえるのです。最悪の場合、電気工事をすれば増やすことができますが、事前に予算を確保していないと、なかなか難しいでしょう。そのあたりはしっかりと確認しましょう。


最後に気をつけるべきことは、人の配置です。以前とまったく同じ配置という事は不可能でしょうから、いくらかは配置が変わると思います。人にも相性と言う物があります。そのあたりは配慮して、人員を配置しましょう。とにかく、オフィスの移転は、かなり大変です。オフィスの移転は費用、時間共に、かなりの散財となるでしょう。しかし、悪いほうにばかり考えずに、心機一転、頑張れる良い機会だと思って、前向きに実行しましょう。